ทำไมธุรกิจยุคใหม่ควรใช้โปรแกรมเงินเดือนแทน Excel

โปรแกรมเงินเดือน (Payroll Software) คืออะไร?

โปรแกรมเงินเดือน คือระบบที่ช่วยในการคำนวณและจัดการเงินเดือนของพนักงานแบบอัตโนมัติ
ลดความยุ่งยากในการคำนวณภาษี ประกันสังคม ค่าล่วงเวลา (OT) โบนัส และสวัสดิการต่างๆ
ช่วยให้ฝ่ายบุคคล (HR) หรือเจ้าของธุรกิจสามารถจ่ายเงินเดือนพนักงานได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว
และเป็นไปตามกฎหมายแรงงาน

ฟังก์ชันหลักของโปรแกรมเงินเดือน

• 1. คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ – รวมถึงภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ
• 2. บันทึกเวลาเข้า-ออกงาน – เชื่อมต่อกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือระบบลงเวลาทำงาน
• 3. คำนวณโอที เบี้ยขยัน และสวัสดิการอื่นๆ
• 4. สร้างสลิปเงินเดือนออนไลน์ – ส่งให้พนักงานทางอีเมลหรือระบบภายใน
• 5. ออกใบหักภาษี ณ ที่จ่าย – รองรับกฎหมายภาษีของไทย
• 6. เชื่อมต่อกับระบบบัญชีและธนาคาร – โอนเงินเดือนอัตโนมัติ

ข้อเสียของการใช้ Excel ในการคำนวณเงินเดือน

1. เสี่ยงต่อ "ความผิดพลาดในการคำนวณ

แม้ Excel จะมีฟังก์ชันคำนวณได้ แต่ต้องใส่สูตรเอง หากพิมพ์ผิดแม้แต่ตัวเดียว อาจทำให้ตัวเลขเงินเดือน
ค่าล่วงเวลา (OT) หรือภาษีผิดทั้งหมด และ อาจถูกตรวจสอบย้อนหลังโดยกรมสรรพากรหรือประกันสังคม
ตัวอย่างข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ใส่สูตรคำนวณผิด เช่น SUM, IF, VLOOKUP
• ลืมอัปเดตตัวเลขภาษี ประกันสังคม ที่เปลี่ยนแปลงทุกปี
• ค่าล่วงเวลา (OT) หรือโบนัสไม่ถูกต้อง เพราะต้องคำนวณเอง

2. ใช้เวลานานในการจัดการ

ถ้ามีพนักงานแค่ 2-3 คน Excel อาจยังพอใช้ได้ แต่ถ้ามี 10, 50 หรือ 100 คนขึ้นไป การกรอกข้อมูลเอง
ใช้เวลานานและอาจต้องใช้ฝ่ายบุคคล (HR) หลายคนดูแล
โปรแกรมเงินเดือนช่วยประหยัดเวลา

• คำนวณเงินเดือน อัตโนมัติภายในไม่กี่วินาที
• ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ ทุกเดือน
• รองรับการนำเข้าข้อมูลจากเครื่องสแกนนิ้วหรือระบบลงเวลาทำงาน

3. ความปลอดภัยต่ำ เสี่ยงต่อข้อมูลรั่วไหล

Excel ไม่มีระบบป้องกันข้อมูลอย่างปลอดภัย และสามารถถูกแก้ไขหรือลบโดยไม่ได้ตั้งใจได้ง่าย
โปรแกรมเงินเดือนมีระบบรักษาความปลอดภัย

• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง เช่น HR เท่านั้นที่ดูข้อมูลได้
• บันทึกข้อมูลบน Cloud ป้องกันการสูญหาย
• สำรองข้อมูลอัตโนมัติ

4. ไม่รองรับการอัปเดตกฎหมายแรงงานอัตโนมัติ

Excel ไม่สามารถอัปเดตกฎหมายแรงงานไทย เช่น ภาษีเงินได้ ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
อัตโนมัติ ทำให้ต้องมาคำนวณใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง
โปรแกรมเงินเดือนอัปเดตให้อัตโนมัติ

• คำนวณภาษีและประกันสังคมตามอัตราล่าสุด
• รองรับการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายแรงงาน

ข้อดีของการใช้ Excel ในการคำนวณเงินเดือน

1. ใช้งานง่าย และคุ้นเคยกันดี

Excel เป็นเครื่องมือที่หลายคนใช้เป็นอยู่แล้ว โดยเฉพาะฝ่ายบัญชีและ HR ไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ระบบใหม่

2. ต้นทุนต่ำ

Excel ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (ถ้ามีอยู่แล้ว) ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ได้โดยไม่ต้องลงทุนซื้อซอฟต์แวร์เงินเดือน

3. ปรับแต่งสูตรการคำนวณได้เอง

ผู้ใช้สามารถกำหนดสูตรต่างๆ ได้ตามต้องการ เช่น คำนวณเงินเดือน, OT, โบนัส หรือหักภาษี ตามโครงสร้างของบริษัท

4. ไม่มีข้อจำกัดด้านการใช้งาน

ต่างจากซอฟต์แวร์เงินเดือนบางตัวที่อาจมีข้อจำกัดเรื่องจำนวนพนักงานหรือฟีเจอร์ที่ต้องเสียเงินเพิ่ม Excel สามารถใช้ได้อย่างอิสระ

5. ไม่ต้องพึ่งพาระบบออนไลน์

Excel สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นข้อดีสำหรับองค์กรที่ต้องการควบคุมข้อมูลภายใน

ทำไมต้องใช้โปรแกรมเงินเดือน ECOUNT ERP?

• 1. ช่วยให้คำนวณเงินเดือนและภาษีอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาด
• 2. โอนเงินเดือนผ่านธนาคารได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน
• 3. ออกรายงานเงินเดือน และส่งสลิปให้พนักงานอัตโนมัติ
• 4. รองรับทุกโครงสร้างเงินเดือน และธุรกิจทุกขนาด
• 5. จัดเก็บข้อมูลปลอดภัยบนระบบ Cloud ป้องกันข้อมูลสูญหาย

การจัดการเงินเดือนด้วยโปรแกรม ECOUNT ERP

1. คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

• คำนวณเงินเดือนจากข้อมูลพนักงาน เช่น เงินเดือนประจำ ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าล่วงเวลา (OT) โบนัส
• ตั้งค่าการหักเงิน เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
• รองรับการคำนวณเงินเดือนแบบรายเดือน รายวัน

2. การหักภาษีและประกันสังคม

• สามารถคำนวณและหักภาษี ณ ที่จ่าย ของพนักงานได้อัตโนมัติ
• สามารถคำนวณประกันสังคมของพนักงานได้อัตโนมัติ
• สามารถออกเอกสาร ภ.ง.ด. 50

3. สร้างสลิปเงินเดือนอัตโนมัติ

• ออกสลิปเงินเดือนแบบ อิเล็กทรอนิกส์ (UserPay)
• ส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานผ่านอีเมล หรือให้ดาวน์โหลดจากระบบ
• สามารถปรับแต่งฟอร์มสลิปเงินเดือนตามรูปแบบของบริษัท

4. บันทึกข้อมูลพนักงานและติดตามการทำงาน

• จัดเก็บข้อมูลพนักงาน เช่น ตำแหน่ง เงินเดือน ประวัติการปรับเงินเดือน และสัญญาจ้าง
• บันทึกเวลาทำงาน วันลาหยุด และการขาดงาน

5. ออกรายงานเงินเดือนและภาษี

• สรุปยอดจ่ายเงินเดือน รายงานภาษี และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน
• ตรวจสอบประวัติการจ่ายเงินเดือนได้ง่าย

สรุปท้ายบท

การจัดการเงินเดือนด้วยโปรแกรมช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และเป็นไปตามข้อกำหนด
ทางกฎหมาย โปรแกรมเหล่านี้สามารถคำนวณเงินเดือน หักภาษี ประกันสังคม ออกสลิปเงินเดือน และโอนเงินผ่านธนาคารได้อัตโนมัติ
ทำให้ฝ่ายบัญชีและ HR สามารถมุ่งเน้นงานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น