中小企業為什麼要使用 ERP系統?
在競爭日益激烈的商業環境中，使用多個獨立軟體來管理分散的數據，已經不再符合企業的需求。這種做法不僅耗時、容易出錯，還會降低工作效率。ERP (Enterprise Resource Planning) 是一種有效的解決方案，能幫助企業整合數據、簡化流程，並提升營運效率。
那麼具體來說，ERP 帶來什麼好處，為什麼中小企業應該投資這個解決方案？讓我們來一探究竟吧！
企業使用 ERP系統 的 5 個優勢
ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源規劃）是一種整合企業營運流程的管理系統。幫助企業營運核心部門如會計、進銷存、庫存、人力資源等日常營運數據整合，實現數據集中管理。
使用: ERP系統能為企業帶來許多優勢，幫助優化流程並提升管理效率。以下是企業應該使用 ERP 的幾個主要原因：
1. ERP系統協助自動化流程
ERP系統能夠幫助企業自動化各項業務流程，減少人工輸入，提供即時且準確的數據。所有數據均能即時更新，幫助管理層迅速查看財務報表、銷售數據或應收帳款，確保決策的準確性與時效性。
舉例: 在 ECOUNT ERP系統輸入銷售單據時，數據會自動更新至報表，並立即記錄客戶的應收帳款，無需人工重複輸入，可降低錯誤風險。
2. 提升員工工作效率
ERP系統如同一個數據生態系統，將各部門的資料同步整合，透過 ERP，企業可提升工作效率，避免因人工或紙本傳遞資訊而導致的溝通失誤。
舉例: 銷售人員可以直接在手機上查看庫存或生產進度，快速成立訂單，系統會自動通知倉庫準備發貨，幫助企業提升出貨效率。
3. ERP系統有助於數據儲存與資料追蹤
人員流動是企業中無法避免的情況，ERP系統能幫助企業儲存歷史資訊，並可快速搜索資料，避免因員工離職而導致資料遺失或業務中斷。
舉例: 當會計人員離職時，繼任者可以透過 ERP系統查詢過往交易記錄、核對應收帳款，無需手動查找紙本資料，快速銜接業務。
4. 提供自訂界面與功能，靈活應對需求
ERP系統提供企業根據需求自訂界面、設置用戶權限功能，企業可根據業務擴展需求，增設部門組織及不同的報表模板，實現靈活管理。
舉例: 企業可在 ECOUNT ERP 中新增倉庫、設定特定部門的報表模板，或自定義採購銷售單據的格式，配合各部門的業務需求。
5. 雲端 ERP系統支援遠端操作
雲端ERP系統使企業能夠隨時透過網路存取資料，實現遠端工作。雲端ERP具備備援系統與資料備份，在設備發生技術故障時保障業務持續運行。
舉例: 員工無論是在家辦公還是出差，都可以通過手機或筆記型電腦，查看財務報表、審批訂單或監控生產進度，確保工作進度不受影響。
常見的企業管理軟體比較
1.Excel 軟體
Excel 是許多企業普遍使用的管理工具，具有低成本和高度靈活性。然而，人工登打Excel 資料時容易出錯、且數據分散在各別檔案，在企業規模成長時難以有效整合管理。若要充分利用 Excel，員工需熟練掌握函數和運算邏輯，這對於整體管理和自動產出報告，需要一定的使用門檻。
2.獨立管理軟體
許多中小企業為了節省成本、簡化操作，會選擇使用各部門專屬的管理軟體，例如會計部門使用會計系統、採購部門使用採購工具，銷售團隊使用 CRM 系統。這些獨立軟體設置簡單、上手快，能迅速滿足各部門需求。
然而，使用多個獨立系統會導致資訊無法共享，在進行數據整合與核對時，既耗費人力且容易出錯。隨著企業擴展，這種分散管理模式會使流程更複雜，難以及時掌握和追蹤業務狀況，結果會讓管理變得更低效。
3.ERP 軟體
ERP系統和獨立軟體不同，它將所有部門的管理功能整合到一個系統，讓數據集中管理，部門之間可以更緊密協作，並且需要時可以輕鬆共享資料。這樣不僅解決了資料分散的問題，還能幫助企業優化流程，提高管理準確性。
不過，ERP系統的建置成本通常比較高，因為系統提供許多功能，並且能針對每個部門需求自行設定或調整。而且在系統剛實施時，員工可能會面臨一些學習上的困難，因此，企業需要投入資源做員工培訓，確保大家能夠熟練操作系統。
ECOUNT 建議:選擇 ERP系統 的 3 大要點
1. 功能全面管理與靈活擴展
一個好的 ERP系統需要涵蓋從會計、進銷存、人事到生產的全面管理，具備企業所需要的功能，並且能隨著企業成長靈活調整和擴展。系統應具備用戶可以根據需求自行設定或調整工作流程，並提供明確的用戶權限設置，讓企業根據層級需求進行調整，提升工作效率。
2. 穩定性與資訊安全性
企業的數據與商業資訊是最重要的資產，因此選擇 ERP系統時必須確保安全性，以防止資料外洩或丟失。除此之外，還需要考慮供應商是否提供自動備份功能，並確保在系統出現故障時，能夠快速恢復資料，保障業務不中斷。
3. 合理的成本和預算控制
在選擇 ERP系統時，成本是一個不可忽視的因素，這會直接影響到企業的財務規劃和長期運營。企業應該全面了解總體費用，包括建置費、維護費及隱性成本等。目前，許多 ERP系統供應商都提供按月支付的訂閱模式，有助於企業更好地規劃預算並有效控制支出。
ERP系統不只幫助企業自動化流程，還可以不限地點的遠端作業，提高工作效率，讓企業管理更容易。
希望這篇文章能讓你更清楚了解 ERP 的優點，以及在選擇 ERP系統時需要考慮的重點。
